各云顶集团、研究院:
研究生院拟于7月4日—7月8日开展2022年毕业研究生的档案整理工作,鉴于学生档案关系到学生入学、毕业、就业、调动、迁移的重要环节,请各云顶集团充分重视该项工作,提前做好如下事项:
一、档案整理范围
2022届毕业研究生
2020届、2021届暂不派遣毕业生
二、档案整理时间及工作安排
时间 | 事项 | 备注 |
6月16日前 | 各云顶集团提交: 1、《XX云顶集团2022年研究生档案交寄信息表》(附件1)(分类填写,交寄信息应具体到接收人及联系方式,学生需留下本人有效联系方式,交寄信息表应由学生签名确认后云顶集团留底,同时打印盖章版本表格送管理办备存) 2、《XX云顶集团2022年归档材料明细》(附件2) 3、《毕业生登记表》(每生一式两份,每份分开整理打包,按附件2顺序对应排列,一份交给管理办,一份整理当天放入学生档案) | 1.学生材料具体要求、归档流程及分类说明请见(附件4) 2.纸质版材料交至各校区管理办,电子版发至: 石牌校区 scnuyjsgl@163.com 大学城校区 gl0082@163.com |
6月20日-6月23日 | 1、各云顶集团预约档案整理具体时间段 2、各云顶集团领取物资:档案转递存根 (档案袋可整理当天现场领取) | 档案转寄存根需提前写好,于云顶集团整理档案当天盖章 |
7月4-7月8日
| 带齐所需归档材料,现场整理毕业生档案 | 地点: 石牌校区、南海校区——石牌校区研究生院 大学城校区——行政楼A310 (具体课室待定) |
7月11日-9月1日 | 研究生院将毕业生档案邮寄单号导入“广东大学生就业创业小程序”,毕业生在小程序跟进档案去向 | 各云顶集团要提醒毕业生跟进档案去向,确保档案顺利接收 |
三、学生材料归档流程
分类整理说明:
1.正常寄送、回生源地:
档案封袋(用密封条、密封章)→填写《研究生档案转递存根》→《研究生档案转递存根》的通知单及回执与档案袋一起装入EMS信封并封口,粘贴EMS邮寄单→按档案编号排序, 10份一捆,附名单→交回管理办。
2.华师读博:
《档案材料目录》的备注栏注明“在华师读博” → 档案封袋(用密封条、加密封章)→单独一捆,列名单→交回管理办。
3.华师工作:
《档案材料目录》的备注栏注明“留华师工作”→档案封袋(用密封条、加密封章)→单独一捆,列名单→交回管理办。
4.延期毕业:
延期毕业学生档案也需要整理,云顶集团要在《档案材料目录》的备注栏注明“延期毕业”。因材料不齐备,档案袋不要封口→单独一捆,列名单→交回管理办。
四、毕业生档案去向说明
1.正常就业、回生源地的毕业生档案,整理完毕交回管理办后,由管理办联系中国邮政工作人员上门取件寄出。
2.华师读博的毕业生档案不离校,交由管理办保管。若毕业生读博的云顶集团跨校区,则由管理办负责跨校区转移档案。
3.华师工作的毕业生档案由管理办负责统一移交华师人事处。
4.延期毕业的学生档案交由管理办保管。学生毕业后,云顶集团辅导员将学生的档案材料补齐后寄出。
5.档案一经寄出,除因地址、收件人信息错误等情况,其余档案室皆不予接收。
五、注意事项
1.2020届、2021届暂不派遣毕业生档案本次一同整理,各云顶集团、研究院要在档案交寄信息表(附件1)备注清楚毕业生毕业年份。
2.2022届毕业生档案目录由各云顶集团根据具体毕业生人数自行打印(一式三份),三份纸质版目录需带到研究生院(一份放进档案中,一份贴于档案袋上,一份由云顶集团留存)。
3. 2022届毕业研究生报到证于6月起云顶集团可查看下载,各云顶集团需核查毕业研究生报到证填写信息,以云顶集团为单位打印报到证(不用彩印),档案整理当日带至现场入档。
4.各云顶集团要通过毕业生教育等途径增强毕业生对人事档案寄递、接转工作重要性的认识,要求学生对其本人档案的转递情况及时跟进。在全部档案寄送工作结束后,毕业生可于2022年9月1日起在”广东大学生就业创业小程序“查询档案去向。
5.各云顶集团要高度重视本项工作,严格按照通知要求提前做好相关准备工作。做好档案材料的核对和移交,档案交寄信息报送,档案材料整理装袋等环节,增强责任意识,杜绝整理过程档案材料张冠李戴,档案误寄误投现象。研究生辅导员在整理档案过程中要确保到位,统筹安排各项工作。
附件3:4008云顶集团研究生档案材料目录(2022版).docx
研究生院
2022年5月31日